Pendekatan System Pada Masa yang akan Datang

Pendekatan System Pada Masa yang akan Datang

1.      Definisi Konseptual

Ø Gordon B.Darvis

“Sistem is a set of elements that are interconnected and effect each other in a certain environment.”[1]“sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling memenraruhi dalam satu lingkungan tertentu.”

Ø Raymond McLeod

“Sistem is a group of integrated elements to achieve a goal”[2]. “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan”

Masa depan ialah suatu masa atau kondisi yang berada di depan manusia, akan tetapi kondisi tersebut biasanya digunakan untuk waktu yang panjang, mungkin juga tidak terbatas dan kadang-kadang masih bersifat abstrak.

Jadi sistem perencanaan masa depan adalah segala unsur atau elemen yang saling terintergrasi pada kondisi dimasa depan yang sifatnya tidak terbatas/abstrak untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai.

2.      Meramalkan Masa yang Akan Datang.

Pada suatu organiasasi terutama organiasasi dalam bidang pendidikan, penerapan pendekatan sistem sangat diperlukan sekali.Maksud dari pendekatan sistem ini adalah untuk mengetahui lingkunan eksternal dan internal yang ada di organisasi pendidikan secara keseluruhan, sehingga dapat mengilustrasikan atau menggambarkan bentuk proeses perencanaan yang ingin dilakukan dalam bidang pendidikan dengan menggunakan analisis sistem dari sistem-sistem yang bersifat kompleks.

Semakin berkembangnya proeses dan metode pendidikan di suatu negara, membuat para manajer pendidikan melakukan perencanaan yang sifatnya jangka panjang atau untuk masa yang akan datang. Di masa yang akan datang semua aplikasi atau penerapan teknik-teknik perencanaan dilakukan menggunakan pendekatan sistem yang mempunyai pengaruh besar pada organisasi.[3]

Kegiatan memperkirakan atau memprediksi kondisi dan keadaan di masa yang akan datang tersebut menggunakan pendekatan “forecasting”. S.Anil Kumar and N.Siresh dalam bukunya, “Forecasts are estimates of the occurrence, timing, or magnitude of uncertain future events” (Peramalan adalah perkiraan kejadian, penafsiran waktu, atau peristiwa besar di masa depan yang belum pasti).[4] Dalam pendekatan forecasting menggunakan metode:

1.Opinion and Judgement methods / Qualitative methods

2.Statistical / Quantitative forecasting methods

·         Time Series

·         Associative models

Menurut Spyros G. Makridakis, ada faktor yang memengaruhi ketepatan forecasting :[5]

1.  the time horizon of forecasting (waktu peramalan di masa depan)

2.  technological change. (perubahan teknologi)

3.  Barries to entry.(Rintangan yang diterima)

4.  Dissemination of information.(Penyebaran dalam informasi)

5.  Elasticity of demand.(Elastisitas permintaan)

6.  Consumer versus industrial products.(konsumen lawan produk industry)

                        Adalah sulit untuk membuat ramalan-ramalan yang tepat terhadap aplikasi pada masa yang akan datang menggunakan pendekatan sistem. Pengaruhnya bersifat mendasar dan hampir universal. Analisis terhadap pengalaman masa lalu dan evaluasi terhadap kecenderungan yang ada menunjukkan beberapa aplikasi, motivasi dan masalah yang paling penting di masa yang akan datang.

3.      Peninjauan Ulang terhadap Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem memerlukan dan membutuhkan pengetahuan dasar yang berasal dari teori-teori sistem secara umum, serta memiliki relevansi dalam berbagai berbagai kegiatan ilmiah dan kegiatan praktis.Pendekatan sistem meliputi pengaplikasian konsep yang relevan berdasarkan teori sistem secara umum untuk mempermudah pemahaman terhadap teori-teori organisasi dan praktek manajemen.[6]Analisis sistem merupakan suatu metode atau teknikyang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem meliputi :

1.    Kesadaran akan adanya suatu masalah.

2.    Identifikasi berbagai alternatif.

3.    Analisis dan sistematis dari berbagai faktor.

4.    Penentuan suatu cara pemecahan masalah secara optimal.

5.    Program kegiatan.

       Analisis sistem akan membantu menemukan aspek-aspek dan aplikasi dalam pemecahan masalah teknologi, ekonomi dan social yang dihadapi oleh manusia. Misalnya dalam menyelidiki hubungan-hubungan suatu sekolah dan lingkungan dalam menghadapi tantangan-tantangan perubahan perilaku sosial masyarakat di sekitar sekolah, maka untuk melihat secara utuh dapat digunakan teknik-teknik analisis sistem.

     Manajemen sistem meliputi aplikasi konsep sistem dalam pengelolaan organisasi akan terus berkembang dan berpengaruh terhadap kegiatan pendidikan. Meningkatnya aplikasi manajemen sistem pada organisasi seperti : universitas, sekolah, dan lembaga pemerintahan. Diharapkan manajer organisasi akan mengarahkan perhatiannya pada perancangan sistem yang tepat untuk meningkatkan pencapaian tujuan organisasi.

4.            Aplikasi system pada ganisasi

              Sistem social baru selalu muncul dalam organisasi dan berkembang sesuai dengan kebutuhan individu, kelompok maupun masyarakat secara luas.Salah satu hal yang sangat penting adalah muncul dan berkembangnya beraneka ragam organisasi dengan skala besar sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pendekatan sistem akan semakin banyak digunakan untuk semua jenis organisasi. Secara umum sistem memandang organisasi sebagai suatu sistem sosioteknis dengan sub sistem yang saling berhubungan (tujuan-tujuan, nilai-nilai, teknologi, struktur, psikologi dan manajerial) yang akan berguna bagi organisasi.

Dalam membangun budaya organisasi, sistem social sangat dibutuhkan terutama bagaimana sistem social dijadikan sasaran dalam pemberian pelayanan terhadap pelanggan eksternal.Dengan memahami sistem sosial yang ada di masyarakat, maka organisasi mendapat keuntungan dari segala macam sudut pandang.

5.  Pendekatan Sistem dalam Hubungannya dengan Organisasi.

            Telah diketahui bahwa pendekatan sistem menekankan pada aplikasi organisasi secara perseorangan, memahami hubungan-hubungan antar organisasi, dan sistem distribusi serta perencanaan anggaran organisasi. Dalam suatu organisasi formal tertanam suatu lingkungan, norma dan nilai yang baik, dan terdapat kumpulan masyarakat luas yang bersifat kompleks.

            Kesaling ketergantungan antara organisasi dalam kehidupan moderen dicerminkan oleh bertambahnya penekanan terhadap sistem dan semua komponen organisasi yang tidak dapat dilepaskan dari sistem manajemen.

Pendekatan sistem merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara komponen dalam organisasi, setiap organisasi akan menugaskan anggotanya untuk ikut serta secara bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

6.    Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Organisasi merupakan sub sistem dari lingkungan sosiokultural yang lebih luas, dengan pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan-hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, dan mentransformasikannya dengan cara mengembalikannya dalam bentuk output pada lingkungan.

Menurut Degreene yang dikutip dalam Mukhneri [7], ada beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengn lingkungan social, diantaranya adalah :

1.      Mengenali masalah-masalah yang ada dalam pendekatan sistem.

2.      Menentukan sub sistem, hubungan timbal balik dan men dapatkan informasi mengenai input, output, misi, hambatan dan lain-lain.

3.      Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembuatan model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.

Pendekatan sistem memberikan cara yang lebih baik untuk pengukuran unjuk kerja organisasi dan unjuk kerja social yaitu melalui analisis sistem, analisis keuntungan dan sistem perencanaan anggaran yang digunkan untuk membantu penyusunn tujuan, mengevaluasi alternative yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan.

7.    Peranan Manajer

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang  memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan/diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut.Untuk itu, peranan manajer sangat diharapkan dapat memacu laju perkembangan suatu perusahaan.

Peranan yang dimainkan oleh manajer terbagi menjadi tiga, yaitu:

1.    Peran antarpribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

2.    Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

3.    Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Manajer yang memimpin beberapa karyawan, biasanya memberikan pelimpahan masalah kepada karyawannya berupa tugas-tugas pekerjaan yang harus di selesaikan tepat pada waktunya.Untuk itu, seorang manajer harus mampu memberikan keputusan bagi tugas yang telah dikerjakan oleh karyawannya demi terjaminnya mutu kerja yang telah dijunjung bersama.Konflik yang diciptakan oleh seorang manajer bagi karyawannya ini bertujuan untuk meningkatkan para karyawan dalam bekerja, sehingga tujuan perusahan bisa terwujud dengan baik.

Untuk menghidari hal seperti itu, manajer harus mempunyai beberapa keterampilan, diantaranya:

1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Manajer haru            s mahir berkomunikasi atau memiliki keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.

3. Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi , dan lain-lain.

Dengan dibekali keterampilan diatas, seorang manajer akan lebih peka terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan, selain itu dia juga akan dapat segera membuat pemecahan dari masalah tersebut.

selain itu yang dilakukan oleh manajer :

·   para manajer bekerja dengan dan melalui orang-orang (manusia).

·   Para manajer bertindak sebagai saluran komunikasi di dalam organisasi mereka.

·   Para manajer bertanggung jawab terhadap hasil yang dicapai oleh organisasi mereka.

·   Para manajer mengimbangkan tujuan-tujuan yang bersaingan satu sama lain, dan mereka menetapkan prioritas-prioritas.

·   Para menejer harus berfikir secara analitikal dan konsepsional.

·   Para manajer merupakan ahli-ahli politik.

·   Para manajer merupakan diplomat.

·   Para manajer-manajer mengambil keputusan-keputusan pelik

Disamping itu dapat pula di katakana (sehubungan dengan fungsi-fungsi manajemen yang telah kita kenal) bahwa seorang manajer:[8]

1. Menyusun rencana-rencana

Manajer menentukan arah tindakan-tindakan guna mencapai hasil dan sarana-sarana yang digariskan.Hal itu mencangkup tindakan “peramalan” penetapaan sasaran-sasaran dan mengembangkan prosedur-prosedur.

2. Melaksanakan pengorganisasian

Manajer menciptakan hubungan-hubungan otoritas dan tangung jawab yang di perlukan.hal tersebut meliputi penggarisan syarat-syarat ,memilih staf,memberikan delegasi dan melaksanakan komunikasi.

3. Memimpin

Seorang manajer mengkombinasi upaya-upaya guna memastikan pencapaian sasaran-sasaran.hal tersebut antaralain mencangkup :

·   pengambilan keputusan, melaksanakan briefing kepada stafnya, mendengar dan  menyelesaikan aneka macam konflik yang muncul.

·   Manejer harus memotivasi : manajer membentuk dan mempertahankan enthusiasm dan moral tinggi.

Hal itu antara lain mencangkup aktifitas :pengobservasian,evaluasi,keterlibatan,tindakan-tindakan dan komitmen-komitmen.

4. Melaksanaan pengawasan

Manajer harus berupaya untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang ada,dan sasaran-sasaran yang di gariskan, dicapai.Manajer harus mencari penyebab kegagalan-kegagalan,guna memperbaikinya pada masa mendatang.

Hal tersebut mencangkup : analisis hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan rencana-rencana yang ada,tindakan-tindakan,dan follow-up.

---

[1] Eti Rochaety dan Pantjorini Rahayuningsih Prima Gusti Yanti,  Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005)

[2] Eti Rochaety dan Pontjorini Rahayuningsih Prima Gusti Yanti, op.cit

[3] Mukhneri Mukhtar, Manajemen Sistem, (Jakarta : BPJM FIP UNJ, 2012), p. 42

[4] S. Anil Kumar and N. Suresh, Operations Managament, (New Delhi : New Age International (P) Limited, 2009) p. 105

[5] Spyros G. Makridkis, Forecsting, planning, and Strategy for the 21^st Century, (New York : A Division of Macmillan Inc, 1990) p. 58-59

[6] Mukhneri Mukhtar, op.cit, p.45

[7] Ibid., p.52

[8] Winardi, Manajer dan Manajemen, (Bandung : PT. Citra Aditya Bakti, 1993), p.16-17